1.Identidad y alcance

El responsable del tratamiento de los datos personales en los términos descritos en este Aviso es Kevin Romo Cadenas, persona física. Este Aviso aplica a los servicios y componentes de Intelillix que se encuentren bajo su responsabilidad, incluyendo, según corresponda, el sitio web, cuentas, licencias, Intelillix Cloud, plugins para WordPress, agentes de inteligencia artificial, bases de conocimiento y funcionalidades relacionadas.

Cuando una empresa, profesional u organización utiliza Intelillix para ofrecer un agente en su propio sitio, el Cliente determina las finalidades y el contenido del agente y actúa como responsable frente a sus visitantes. Intelillix trata los datos por cuenta del Cliente como persona encargada, salvo respecto de finalidades propias e independientes como administración de licencias, seguridad de la plataforma, facturación, soporte y cumplimiento legal.

El Cliente debe proporcionar su propio aviso de privacidad simplificado e integral, habilitar los consentimientos aplicables y celebrar con Intelillix las condiciones de encargo correspondientes. Este Aviso no sustituye el aviso del Cliente.

2.Definiciones

• Intelillix: conjunto de servicios, software, infraestructura, plugins, APIs y funcionalidades ofrecidos bajo la marca Intelillix.
• Cliente: persona o entidad que contrata, licencia, configura o administra un servicio de Intelillix.
• Usuario: persona que utiliza un servicio o interactúa con un agente de Intelillix.
• Agente: funcionalidad de inteligencia artificial configurada para interactuar con usuarios y, cuando corresponda, utilizar información y herramientas proporcionadas por el Cliente.
• Base de conocimiento: contenido proporcionado o autorizado por el Cliente para que el sistema pueda recuperar información relevante durante una interacción.
• Representaciones derivadas: información técnica generada a partir de contenido, como fragmentos, embeddings u otros índices necesarios para las funcionalidades de recuperación.

3.Información que puede ser tratada

Dependiendo del servicio utilizado, Intelillix trata las siguientes categorías:

• Cuenta y relación comercial: nombre, correo electrónico, dominio, organización, plan, licencia, estado de cuenta y comunicaciones de soporte.
• Solicitudes de contacto: nombre, correo electrónico, teléfono o WhatsApp, motivo de contacto, servicio de interés, página de origen, fecha, zona horaria y constancias de consentimiento.
• Información de licencias, dominios, activaciones, estado de cuenta, configuraciones y uso de funcionalidades.
• Información técnica: dirección IP, navegador, sistema, ruta visitada, identificador aleatorio del navegador, huellas seudonimizadas, registros de solicitudes y datos necesarios para seguridad y prevención de abuso.
• Conversaciones, mensajes, preguntas, respuestas, instrucciones y contenido que el Usuario decida introducir o transmitir mediante un agente.
• Contenido proporcionado por el Cliente para configurar una base de conocimiento, incluyendo documentos, textos, páginas, productos u otra información autorizada.
• Embeddings, fragmentos e índices derivados del contenido de conocimiento para permitir recuperación semántica.
• Métricas de uso, consumo, rendimiento, errores, seguridad y funcionamiento.
• Información relacionada con soporte, comunicaciones, solicitudes de derechos y otras interacciones con Intelillix.

Datos sensibles: Intelillix no solicita intencionalmente datos personales sensibles, financieros completos, contraseñas ni documentos de identidad mediante el agente. Si una persona los proporciona sin que sean necesarios, se limitará su tratamiento y se eliminarán cuando proceda. Cuando una funcionalidad requiera legítimamente datos sensibles, se presentará un aviso específico y se obtendrá el consentimiento expreso y por escrito exigible.

4.Dirección IP y huella técnica

Intelillix puede recibir la dirección IP del visitante y generar una huella seudonimizada a partir de la IP y el agente de usuario. Se utiliza exclusivamente para seguridad, control de abuso, limitación de solicitudes, diagnóstico y protección de la infraestructura.

La huella no contiene el nombre del visitante, no se utiliza para seguirlo entre clientes distintos ni para publicidad conductual. Los eventos asociados se separan por licencia y se eliminan de Intelillix Cloud después de 90 días; los contadores temporales de seguridad se eliminan al expirar.

5.Conversaciones con los agentes

Las conversaciones se procesan para generar respuestas, aplicar instrucciones del agente, recuperar información de una base de conocimiento, ejecutar herramientas autorizadas y mantener la seguridad del servicio.

El mensaje y el contexto conversacional necesario pueden enviarse a Intelillix Cloud y al proveedor de inteligencia artificial configurado para la licencia. Intelillix no mantiene un expediente permanente de cada conversación. Una pregunta y su respuesta pueden conservarse en una caché semántica separada por licencia durante un máximo de 6 horas para evitar procesamiento repetido.

Los Usuarios deben evitar introducir información que no sea necesaria para la finalidad de la interacción, especialmente contraseñas, claves privadas, datos bancarios completos u otra información personal sensible.

6.Bases de conocimiento, RAG y embeddings

Cuando un Cliente utiliza funcionalidades de conocimiento, Intelillix puede procesar el contenido autorizado para dividirlo en fragmentos, generar representaciones vectoriales (embeddings), almacenarlas y realizar búsquedas semánticas.

Estas representaciones se utilizan para recuperar información relevante y proporcionar contexto a los modelos de inteligencia artificial. Los embeddings y demás representaciones técnicas forman parte de la infraestructura necesaria para prestar la funcionalidad de recuperación.

El contenido de conocimiento y sus representaciones se separan por licencia y se conservan durante la vigencia del servicio o hasta que el Cliente los sustituya, elimine o solicite su supresión, sujeto al bloqueo legal que corresponda.

7.Memoria y continuidad de las interacciones

El widget utiliza un identificador aleatorio guardado en el almacenamiento local del navegador para reconocer eventos repetidos y aplicar preferencias. Este identificador no contiene nombre, correo ni el texto de la conversación y permanece hasta que el Usuario borre los datos del sitio en su navegador.

Cuando la continuidad está habilitada, el sitio puede crear la cookie cifrada intelillix_returning_token, con duración máxima de 30 días. Contiene únicamente una categoría general de la interacción anterior y una referencia temporal; no conserva la conversación completa.

El Cliente que implemente el agente debe comunicar cualquier mecanismo adicional de identificación o personalización que incorpore por su cuenta.

8.Herramientas locales del sitio

Cuando un agente se encuentra integrado con un sitio WordPress, algunas herramientas pueden ejecutarse localmente en el sitio del Cliente. Entre ellas pueden encontrarse búsquedas de productos de WooCommerce, detalles de productos, búsquedas en entradas del blog y búsquedas en páginas del sitio.

En estos casos, Intelillix Cloud no necesita acceder directamente a la base de datos de WordPress para ejecutar la herramienta: el plugin puede ejecutar la operación localmente y devolver al servicio únicamente el resultado necesario para continuar la interacción.

9.Configuración BYOK y proveedores de IA

Intelillix puede ofrecer modalidades en las que el Cliente utiliza su propia clave de proveedor de inteligencia artificial (BYOK) o una modalidad administrada por Intelillix.

Las claves configuradas para el servicio se manejan mediante mecanismos de protección y almacenamiento cifrado. Los endpoints destinados a consultar la configuración no devuelven la clave secreta una vez almacenada.

Según la configuración de cada licencia, el contenido necesario para responder puede ser procesado por OpenAI o Anthropic. Sólo se utiliza el proveedor seleccionado y el Cliente debe revisar sus términos cuando aporta una clave BYOK.

10.Finalidades primarias

Las siguientes finalidades son necesarias para prestar el servicio, atender solicitudes o mantener la relación jurídica:

• Crear, administrar y mantener cuentas, licencias y servicios.
• Autenticar solicitudes y autorizar funcionalidades.
• Procesar conversaciones y generar respuestas de los agentes.
• Proporcionar recuperación de conocimiento, embeddings y funcionalidades RAG.
• Ejecutar herramientas autorizadas y conectar el agente con las funcionalidades configuradas por el Cliente.
• Recibir, guardar, sincronizar y entregar al negocio las solicitudes de contacto enviadas voluntariamente por los visitantes.
• Contactar al solicitante por correo, teléfono o WhatsApp exclusivamente para atender el motivo indicado.
• Procesar actualizaciones de software y mantener la compatibilidad de los componentes.
• Atender solicitudes de soporte, comunicación y operación del servicio.

La negativa a proporcionar los datos indispensables puede impedir la creación de una cuenta, la generación de una respuesta o la atención de una solicitud de contacto.

Finalidad secundaria y opcional de marketing

Únicamente cuando la persona marque la casilla opcional correspondiente, Intelillix podrá utilizar su nombre, correo y teléfono para enviar novedades, contenido comercial, encuestas y ofertas propias o del negocio identificado en el formulario.

Negarse o retirar este consentimiento no afecta la atención de la solicitud original ni el uso del agente. El consentimiento se registra por separado y puede revocarse en cualquier momento escribiendo a privacy@intelillix.com con el asunto “Revocación de marketing”.

11.Finalidades de seguridad, operación y prevención de abuso

La información se utiliza para proteger la infraestructura, detectar y prevenir abuso, aplicar límites de solicitudes, investigar errores o incidentes, validar solicitudes, mantener registros técnicos y preservar la integridad de los servicios.

Los controles pueden utilizar información técnica como IP, huellas, identificadores, patrones de solicitudes, registros de seguridad y datos relacionados con licencias.

12.Mejora del servicio y métricas

Intelillix utiliza información técnica y métricas de uso para analizar rendimiento, errores, estabilidad, consumo, seguridad y funcionamiento de sus servicios. Las métricas de IA son agregadas por licencia, fecha y modelo y no pretenden crear perfiles publicitarios del visitante.

Intelillix no establece en este Aviso una autorización general para utilizar las conversaciones de los Clientes como datos de entrenamiento para desarrollar modelos propios. El tratamiento de conversaciones se realiza, principalmente, para prestar las funcionalidades solicitadas, operar el servicio, aplicar seguridad y cumplir las finalidades descritas en este Aviso.

13.Cookies y tecnologías similares

Intelillix utiliza las tecnologías estrictamente necesarias que se describen a continuación:

Estas tecnologías no se utilizan por Intelillix para publicidad conductual. El Usuario puede borrarlas desde la configuración de su navegador; hacerlo puede restablecer preferencias o impedir la continuidad entre visitas.

El sitio de un Cliente puede incorporar cookies propias o de terceros adicionales. El Cliente debe informarlas y obtener el consentimiento que corresponda mediante su propio aviso o gestor de consentimiento.

14.Encargados, destinatarios y transferencias

Intelillix limita el acceso de proveedores y destinatarios a los datos necesarios para la finalidad correspondiente:

La comunicación a personas encargadas que tratan datos por cuenta del responsable se rige por el contrato aplicable. Las transferencias a terceros se realizan conforme a este Aviso y, cuando no resulte aplicable una excepción legal, se solicitará el consentimiento correspondiente.

Cláusula para transferencias sujetas a consentimiento: cuando una transferencia no sea necesaria para atender una solicitud, cumplir la relación jurídica o resulte aplicable alguna excepción legal, el punto de recolección mostrará una casilla independiente y no premarcada con la identidad o categoría del receptor, los datos y la finalidad. La persona podrá aceptarla o rechazarla sin afectar los servicios que no dependan de esa transferencia.

Para oponerse a transferencias no necesarias o solicitar información sobre el proveedor aplicable a una licencia, la persona puede escribir a privacy@intelillix.com. La oposición no puede aplicarse a comunicaciones indispensables para prestar un servicio solicitado o cumplir una obligación legal.

15.Seguridad de la información

Intelillix implementa medidas técnicas y administrativas razonables destinadas a proteger la información contra acceso, uso, modificación, divulgación o destrucción no autorizados.

• Controles de autenticación y autorización.
• Protección criptográfica de información sensible cuando corresponde.
• Controles de integridad para determinadas solicitudes y mecanismos de continuación.
• Limitación de solicitudes y controles de prevención de abuso.
• Validación de herramientas y parámetros antes de su ejecución.
• Registros técnicos y de seguridad para detectar y atender incidentes.

Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta. Intelillix mantendrá medidas razonables de protección y podrá modificarlas conforme evolucionen los servicios y riesgos.

Cuando una vulneración afecte significativamente los derechos patrimoniales o morales de las personas titulares, Intelillix informará de forma inmediata la naturaleza del incidente, los datos comprometidos, las medidas adoptadas y las recomendaciones para protegerse.

16.Retención, almacenamiento y protección de los datos

Intelillix aplica los siguientes periodos ordinarios de conservación en Intelillix Cloud:

Una instalación WordPress puede conservar además una copia local de los contactos para que el Cliente los atienda. Esa copia queda bajo responsabilidad del Cliente y se sujeta al periodo informado en su propio aviso. En sitios administrados directamente por Intelillix se aplicará un periodo máximo de 365 días, salvo bloqueo legal.

Al terminar la finalidad o el periodo aplicable, los datos se suprimirán o anonimizarán, previo bloqueo cuando proceda. El bloqueo podrá extenderse únicamente durante el plazo necesario para atender obligaciones legales, contractuales, fiscales, de seguridad o defensa de derechos. La eliminación en respaldos se completa mediante su rotación ordinaria.

17.Uso de los agentes de inteligencia artificial

Antes de enviar un mensaje, el agente pondrá a disposición del Usuario un aviso simplificado y un enlace a este Aviso integral. El envío de un mensaje implica el procesamiento necesario para responderlo; no equivale a consentimiento para marketing, datos sensibles ni finalidades distintas.

Cuando una finalidad requiera consentimiento expreso, se solicitará mediante una casilla o mecanismo separado, informado y no premarcado. La persona puede negar dicho consentimiento sin perder las funcionalidades que no lo necesiten.

Los agentes generan respuestas automatizadas y pueden cometer errores. Intelillix no utiliza el agente, por sí solo, para adoptar decisiones que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente derechos o libertades. Cuando un Cliente configure decisiones de esa naturaleza, deberá informar el mecanismo, habilitar intervención humana y atender el derecho de oposición aplicable.

Cuando el agente sea implementado por un Cliente de Intelillix, el Cliente podrá establecer finalidades, instrucciones y configuraciones adicionales, y será responsable de proporcionar a sus propios usuarios los avisos y mecanismos que correspondan.

18.Responsabilidad del Cliente

El Cliente es responsable del contenido que incorpore al servicio, de las instrucciones que proporcione al agente, de la configuración de sus herramientas y de la información que permita procesar.

El Cliente deberá evitar cargar información que no tenga derecho a utilizar o comunicar y deberá implementar los avisos, consentimientos, bases jurídicas y controles que resulten necesarios para su propia relación con los usuarios. También deberá atender las solicitudes ARCO relativas a su tratamiento y comunicar a Intelillix las instrucciones necesarias para hacerlas efectivas en la plataforma.

19.Información sensible y menores

Los Usuarios no deberán introducir información personal sensible en un agente salvo que resulte estrictamente necesario y exista una base jurídica y mecanismos adecuados para ello.

Los servicios de Intelillix no están dirigidos a menores ni diseñados para solicitar deliberadamente su información. Si se detecta información de un menor recabada sin autorización válida, podrá solicitarse su eliminación inmediata en privacy@intelillix.com. Cuando un Cliente ofrezca un agente en contextos donde puedan intervenir menores, deberá implementar las medidas y consentimientos aplicables.

20.Derechos de los titulares

La persona titular puede ejercer gratuitamente sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO). La persona responsable de privacidad de Intelillix tramita estas solicitudes a través de privacy@intelillix.com.

La solicitud debe incluir: nombre de la persona titular; correo o medio para recibir notificaciones; documento que acredite identidad y, en su caso, representación; descripción clara de los datos; derecho que desea ejercer; y cualquier elemento que facilite su localización. Para rectificación se deben indicar las correcciones y acompañar el soporte correspondiente.

Intelillix comunicará su determinación en un máximo de 20 días hábiles desde la recepción de una solicitud completa. Si resulta procedente, la hará efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes. Ambos plazos podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen, lo cual será informado.

La identidad se verificará antes de entregar o modificar información. La respuesta se enviará al medio indicado por el solicitante. El ejercicio es gratuito; únicamente podrán recuperarse costos razonables de reproducción o envío cuando resulten aplicables.

Cuando los datos se encuentren bajo control de un Cliente, Intelillix indicará esa circunstancia y colaborará con dicho Cliente para atender la solicitud conforme a sus instrucciones.

21.Revocación y limitación del uso

La persona puede revocar un consentimiento o solicitar la limitación de usos no indispensables enviando un correo a privacy@intelillix.com con su nombre, medio de contacto, tratamiento que desea limitar y datos que permitan localizar su registro. Intelillix acusará recibo y aplicará la preferencia en los plazos legales correspondientes.

Para marketing basta solicitar la baja desde el enlace incluido en la comunicación, cuando exista, o utilizar el correo anterior. La revocación no tiene efectos retroactivos ni impide tratamientos necesarios para prestar un servicio contratado, cumplir obligaciones legales, mantener seguridad, prevenir abuso o ejercer y defender derechos.

22.Actualizaciones de software y servicios

Intelillix puede proporcionar actualizaciones del plugin, servicios Cloud, APIs, mecanismos de seguridad, modelos, herramientas y componentes relacionados. Estas actualizaciones pueden ser necesarias para corregir errores, mantener compatibilidad, mejorar seguridad o incorporar funcionalidades.

La utilización de una versión actualizada del software puede implicar cambios técnicos en la forma en que se procesa información, los cuales estarán sujetos a este Aviso y a las condiciones aplicables.

23.Cambios a este aviso

Los sistemas de Intelillix pueden evolucionar y las prácticas de tratamiento, proveedores y mecanismos de seguridad podrán actualizarse cuando resulte necesario para la prestación, seguridad y evolución del servicio.

La versión vigente se publicará permanentemente en esta misma página, indicando fecha y número de versión. Los cambios que modifiquen sustancialmente las finalidades, categorías de datos o transferencias se comunicarán además mediante un aviso visible en Intelillix Cloud, el widget o el correo registrado del Cliente antes de que surtan efectos, cuando corresponda.

24.Contacto

Para dudas, solicitudes relacionadas con privacidad, ejercicio de derechos o información sobre el tratamiento de datos, puede utilizarse:

• Privacidad: privacy@intelillix.com
• General: contacto@intelillix.com
• ARCO, revocación y limitación: privacy@intelillix.com

Responsable: Kevin Romo Cadenas, persona física.

Si la persona considera vulnerado su derecho a la protección de datos personales, puede acudir a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad prevista por la legislación federal vigente, sin perjuicio de otros medios de defensa aplicables.

Anexo A.Matriz general de información